Dokumenten-Management-System (DMS)

Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, dienen der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen.

Vorteile:

• leichte Wiederauffindbarkeit Ihrer Dokumente
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
• Sie vermeiden Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage. Moderne CRM-Software haben fast immer eine eigene Dokumentenvarwaltung integriert, um Dokumente im richtigen Kontext bereit zu stellen